Tapahtumatuotanto

Tapahtumaa suunniteltaessa idea ja tavoitteet ovat tärkeässä roolissa. Ilman ideaa on turha aloittaa toteutus ja tavoitteiden asettaminen voi auttaa kohdentamaan tapahtuman juuri oikeille kävijöille.

Tapahtumatuotanto

Järjestäjän ja kävijöiden tavoitteet ovat parhaassa tilanteessa yhtenäiset ja tällöin on helppo vastata odotuksiin. Konseptia miettiessä on hyvä miettiä tapahtumaa mahdollisten kävijöiden näkökulmasta. Mikä tekee olon tapahtumassa viihtyisäksi? Tuleeko mieleen ongelmia, jotka voisi ratkaista etukäteen? Tarkoitus on tietää, millainen täydellinen tapahtuma olisi ja pyrkiä suunnittelemaan työvaiheet sen toteuttamiseen. Kun kaikki tapahtuman ympärillä työskentelevät tietävät mihin pyritään ja miten, myös tapahtumasta tulee yhtenäinen ja kohderyhmän on helppo löytää tapahtuma.

Yleinen katsaus

Kun tapahtumalla on teema, kaikille sen parissa työskenteleville tulee mahdollisimman yksityiskohtaisesti se kertoa. Kun kaikki työskentelevät samojen tavoitteiden saavuttamiseksi, pysyy myös tapahtuma juuri sellaisena kuin on tarkoitus. Järjestäjänä pystyt myös seuraamaan työn kulkua ja lopuksi arvioimaan, miten hyvin asettamasi tavoitteet toteutuivat. Seuraavaksi voi miettiä, onko tapahtumalla minkälaisia markkinointitavoitteita. Netistä voit löytää paljon B2B- tapahtumien mittareita. Mittareilla voi katsoa, minkälaisia tavoitteita asettaa ja tapahtuman lopuksi selvittää, toteutuivatko ne ja miten. Voi myös ottaa mallia tulevaisuuden projekteja varten, miten toimia ja mitä ei kannata tehdä.

Jotta tapahtumasta saisi mahdollisimman paljon hyötyä, tavoitteiden täytyy olla yritykselle merkityksellisiä. Tuovatko tavoitteet mukanaan tarpeellisia hyötyjä? Aikataulun suunnittelu ja siitä kiinni pitäminen on tärkeää, ettei tapahtuma peruunnu tai ettei siitä aiheudu ylimääräisiä kuluja tai harmia, myöskään kävijälle. Tapahtuman päämäärän ja niiden tekijöiden, jotka auttavat sen saavuttamiseen on oltava tarpeeksi hyvin suunniteltu jo ennen mahdollisia työnjakoja ja ohjeistuksia. Markkinoinnin suunnittelu on yhtä tärkeää kuin itse tapahtuma. Mainostuksen tulee kertoa tarpeeksi tietoa, mutta silti säilyä mielenkiintoisena ja houkuttelevana. Mikä saisi sinut lähtemään tapahtumaan? Minkälaisen mielikuvan annat tapahtumasta?

Yksityiskohdat

Kun kutsut mahdollisia kävijöitä tapahtumaasi, tee siitä mahdollisimman kohdennettu. Mieti, miten saat kutsun perille ja millä tavoin sen löytää. Ovatko kutsut henkilökohtaisia vai täytyykö sen tavoittaa mahdollisimman moni? Kun panostat kutsuun se jää kohderyhmän mieleen ja voi olla hyödyllinen tulevaisuuden kannalta. Vaikka kutsun nähnyt ei pääsisi tähän tapahtumaan, voi hän jäädä seuraamaan milloin seuraava kutsu tulee. Mielenkiintoisista asioista puhutaan myös, kun saat kohderyhmän keskustelemaan tapahtumasta saat myös kävijöitä.

Yksityiskohdat

Aikataulun tulee olla kunnossa, jotta saat kävijöitä paikalle. Paikka ja aika ovat isossa osassa päätöksen tekoa, joten mieti, mihin aikaan suurin osa kävijöistä pystyy saapumaan paikalle? Esimerkiksi jos kohderyhmään kuuluu pääasiassa opiskelijoita, arkipäivät voivat olla haasteellisia, mutta lomakausia kannattaa suosia. Ja miten he saapuvat paikalle? Iso tapahtuma voi aiheuttaa ruuhkaa ja tapahtumapaikan ympäristö kannattaa huomioida suunnittelussa. Pidä kävijät tietoisina näistä asioista myös, jotta he voivat suunnitella omat aikataulunsa mahdollisimman hyvin. Kun saat kävijän kokemuksesta sujuvan, myös tapahtuman hyvä tunnelma jää paremmin mieleen. Jos tapahtumassa on monia erilaisia aktiviteetteja, kannattaa ilmoittaa etukäteen, mihin kävijän kannattaa mennä. Varmista, että tapahtumapaikka on sopiva tapahtumalle ja sen kävijöille.

Yksityiskohdat jäävät yleensä parhaiten mieleen, joten jokaisen kävijän viihtyvyyteen tulee panostaa. Voivatko järjestäjät tehdä jotain sen eteen? Miten voisit luoda kävijälle tunteen, että juuri hänen toiveensa on otettu huomioon? Näitä kysymyksiä kannattaa miettiä tavoitteiden perusteella. Mitä on tehtävissä ja voiko jotain vielä lisätä? Kun tiedät, minkälaisen vaikutelman ja minkälaisia ajatuksia haluat kävijälle jäävän, on helppo toteuttaa näitä asioita ohjaavia seikkoja. Toimivan tapahtuman luontiin on monia tapoja ja paras tapa saavuttaa tavoitteet on tiedostaa niihin tarvittavat vaiheet.

Comments are closed.