Tapahtuman suunnittelu ja markkinointi

Tapahtuman suunnittelu vie paljon aikaa ja vaivaa, mutta se voi olla vähemmän pelottava, jos aloitat suunnittelun hyvissä ajoin etukäteen ja käytät oikeita resursseja auttamaan ohjaamaan prosessia. Prosessi on paljon helpompaa, jos sinulla on joukko ihmisiä, jotka ovat halukkaita tekemään tiettyjä tehtäviä tapahtumien edistämiseen. Tapahtumasuunnittelu voi aiheuttaa paljon vähemmän stressiä kaikille mukana oleville. Mitä paremmin olet valmistautunut, sitä vähemmän stressaavaksi ja tuottavammaksi tapahtumien markkinointiprosessi muuttuu.

Milloin aloitat tapahtuman markkinoinnin?

Prosessin aloittamis- ja päättämisajat ovat erittäin tärkeitä pidettävä mielessä, joten tapahtumien markkinointitehtävät, kuten tapahtumien sponsorointi ja viihteen eli esitysten ja artistien varaukset on tehtävä hyvissä ajoin. Joten jos tapahtuma sisältää musiikkia tai elävää viihdettä, ota yhteyttä mahdollisimman pian esiintyviin taiteilijoihin ja muusikkoihin. He yleensä haluavat varaukset noin kymmenne kuukautta ennen tapahtumaa, jotta heillä olisi aikaa tehdä kaikki tarvittavat järjestelyt erikoistapahtumaan.

Tapahtumamarkkinoinnin tavoite

Jokaisen erikoistapahtuman tavoite on saada jotain takaisin investoinnista, joka näkyy rahallisena tuottona ja tapahtuman aikana saatujen kontaktien määrästä. Vaikka tapahtuman ensimmäiset suunnitteluvaiheet, kuten sponsoreiden etsiminen ja tapahtuman aikataulun suunnittelu, tulisi aloittaa noin 10 kuukautta ennen tapahtuman päivämäärää, useimmat tapahtumasuunnittelijat ovat yhtä mieltä siitä, että seuraava asia, joka on avainasemassa tapahtuman menestyksekkääseen markkinointiin, on sen kohdistaminen oikeaan yleisöön. Sinun tulee siis tietää hyvin tarkkaan, kuka .

Tapahtumamarkkinoinnin tavoite

Miten saat parhaan joukon tapahtumaan?

Jos haluat nähdä tuottoa tapahtumaasi sijoitetusta pääomasta, sinun on saatava oikeat ihmiset tulemaan paikalle. Kyllä, olisi hienoa saada valtava määrä osallistujia, mutta jos tapahtuman osanottajat eivät ole kiinnostuneita siitä, mitä olet järjestänyt, tapahtuma ei onnistu. Keskity siis laadukkaiden osallistujien löytämiseen sen sijaan, että koetat haalia mahdollisimman suurta joukkoa. Jos rakennat tapahtumaa yrityksesi tai tietyn tuotteen tai palvelun ympärille, mieti millaiset asiakastyypit ostavat näitä tuotteita ja räätälöi tapahtumasi markkinointikampanja niille. Jos esimerkiksi avaat uuden kylpylän, saatat haluta kohdistaa mainoskampanjasi 22 – 45 -vuotiaisiin varakkaisiin naisiin. Jos yrität miettiä, miten markkinoida tapahtumaasi mahdollisimman tehokkaasti, aloita määrittämällä oikea kohdeyleisösi. Kun tiedät tasan tarkkaan kohdeyleisösi, voit miettiä miten parhaiten markkinoida heille.

Miten saat parhaan joukon tapahtumaan?

Tapahtuman koordinointi

Jos olet uusi tapahtumamarkkinoinnin parissa, sinulla on neljä keskeistä osa-aluetta, joihin sinun on keskityttävä, jotta tapahtumasi onnistuisi. Erikoistapahtuman suunnittelu vaatii paljon koordinointia ja yhteistyötä. Yksi tärkeimmistä asioista on omata hyvä tiimi ihmisiä, jotka ovat halukkaita käsittelemään tiettyjä suunnittelun osa-alueita tapahtuman menestyksen varmistamiseksi.

Budjetin suunnittelu

Tapahtumien budjettiin tulisi sisällyttää kaikki pienimpää yksityiskohtaa myöden. Osa harkittavista kuluista ovat paikalliset luvat, turvallisuus, lippujen ja mainosten tulostuskustannukset, ruoka ja yleiset tarvikkeet. Sinun on  myös laskettava vieraspuhujat ja viihde mukaan. Osa tapahtumakustannuksista voidaan saada maksettua lahjoituksilla, sponsoreilla, lipunmyynnillä ja alennuksilla.

Tapahtuman yleisö

Tapahtuman tavoitteena tulisi olla kohdeyleisön tavoittaminen. Jos tapahtuma on esimerkiksi musiikkifestivaali, voit tavoitella ihmisiä, jotka ovat osallistuneet samankaltaisiin tapahtumiin. Saatat saada heihin yhteyden tietokannan kautta. Ottamalla yhteyttä verkkosivuihin, jotka mainostavat tämän tyyppisiä tapahtumia, on hyvä lähtökohta. Koeta saada heidät mainostamaan sinun tapahtumaasi samoilla sivuilla. Tämä saattaa olla todella hyödyllistä, mikäli sivusto on sijoittunut korkealle hakukoneissa ja jos heillä on tuhansia kävijöitä kuukausittain. Korunäyttely voisi hyötyä mainoslehtisistä ja julisteista korumyymälöissä tai korujen materiaaleja myyvissä liikkeissä. Verkkofoorumeilla mainostamisella voi myös tavoittaa suuren määrän mahdollisia osallistujia.

Tapahtuman yleisö

Markkinointikampanjan koordinointi

Ihmiset muistavat logoja ja iskulauseita. Koordinoi markkinointikampanjasi teema väreillä, tarttuvalla kampanjan iskulauseella ja houkuttelevalla logolla. Kaikki nämä elementit näkyvät kaikissa mainoksissa, kuten lehtisissä, julisteissa ja sanomalehtimainoksissa. Hyödynnä Facebook, Twitter ja Instagram -tilisi. Niiden kautta voit saavuttaa massiivisen yleisön.

Markkinointikampanjan koordinointi

Kun edistät tulevaa tapahtumaa, voit hyödyntää online- ja offline -ideoita varmistaaksesi tapahtuman onnistumisen. Hyvä uutinen on, että tapahtumaa voidaan markkinoida menestyksekkäästi, vaikka toimisit pienellä budjetilla. Käytä mielikuvitustasi, luovuuttasi ja kokeile erilaisia ​​tekniikoita.

Comments are closed.