Tapahtumajärjestämisen ABC

Tapahtumajärjestämisessä kaikkein tärkein pääpaino on yksityiskohdissa. Onnistuaksesi, sinun täytyy olla mielessä projektinhallintaan ja kykyyn pitää silmällä pieniä asioita.

Tapahtumajärjestämisen ABC

Olitpa uusi tapahtumajärjestäjä tai kokenut ammattilainen, älä koskaan aliarvioi tapahtuman suunnittelun tarkistuslistan voimaa. On niin monia tehtäviä, jotka pyörivät mielessäsi, perusteellinen tarkistuslista antaa konkreettisen tavan varmistaa, ettet unohda mitään tärkeää. Tämä on erityisen hyödyllistä tapahtumia edeltävinä viimeisinä päivinä tai odottamattomien ongelmien ilmaantuessa.Tämän tarkistuslistan perustiedot on tarkoitus tehdä mahdollisimman pian, mieluiten neljästä kuuteen kuukautta etukäteen. Jos kuitenkin suunnittelet tapahtumaa, johon on aikaan vain yksi tai kaksi kuukautta, onnistut ihan varmasti luomaan vielä onnistununeen tapahtuman – saatat tarvita vain ekstramäärän kofeiinia.

Tarkistuslistan ensimmäiset vaiheet

Nämä ovat ensimmäisiä toimia, jotka sinun on toteutettava, kun alat valmis suunnittelemaan tapahtumaa. Aloita tekemällä päätös tapahtuman tavoitteesta. Mikä on tavoite ja mikä budjetti sinulla on käytettävissäsi tätä tavoitetta varten? Ennen kuin voit luoda tapahtuman verkkosivuston tai mainostaa tapahtumaa, sinun on oltava joitakin perustietoja, kuten päivämäärä, aika ja sijainti.

Tarkistuslistan ensimmäiset vaiheet

Ensimmäiset tapahtumat tapahtuman suunnittelemiseksi ovat:

Päätä tapahtuman tavoitteet

Määritä budjetti

Ideoita tapahtuman teemaa varten

Esiintyjät & puhujat

Etsi tapahtumapaikat, tee hintatarjouksia, käy mahdollisissa paikoissa

Tarkista mahdolliset sopimusvaatimukset – heillä on vähintään ruoka- ja juomamäärä?

Varmista, että juhlapaikalla on tarvittaessa alkoholinmyyntioikeudet

Katsokaa pysäköinti- ja joukkoliikennevaihtoehtoja.

Määritä sponsoritasot ja paketit

Luo luettelo mahdollisista sponsoreista; vahvista ja lähetä sponsorin ehdotuksesi.

Lukitse tapahtuman päivämäärä (Varmista, ettei samana päivänä ole samanlaisia ​​alan tapahtumia!)

Päätä, palkkaatko lisää henkilöitä avuksesi

Nyt kun olet saanut peruspalapelit alkuun, on aika jatkaa viestintää tapahtumakumppaneiden, puhujien ja sponsoreiden kanssa. Muita tärkeitä vaiheita ovat tapahtuman verkkosivuston rakentaminen (jotta asiakkaat voivat rekisteröityä) ja alkaa mainostaa tapahtumaa. Tapahtuman koko vaikuttaa tämän prosessin aloittamisaikatauluun. Suurella konferenssilla, joka kestää useita päiviä, on enemmän kustannuksia osallistujille. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun tulee aloittaa tapahtuman kuukausien edistäminen etukäteen. Jos tapahtuma on yhden kaiuttimen istunto, et tarvitse yhtä paljon aikaa tapahtuman edistämisessä.

Hetki ennen tapahtumaa

Päivät ovat pitkiä ja yöt ovat lyhyitä, mutta toivottavasti sinulla on tarpeeksi jännitystä ja adrenaliinia, jotta voit jatkaa. Tämä viikko on täynnä lopullisia tapahtuman tietoja. Tapahtumaan liittyy tavallisesti niin paljon liikkuvia osia. Tällä viikolla kaikki varmistuu ja järjestyy ja pääset näkemään tekemäsi työn tulokset. Tärkeintä on, että lähetät tapahtumamuistutuksen sähköpostiviesti vieraille. Sisällytä mukaan viestiin ohjeet ja esityslista.

Kun tapahtumapäivä vihdoin saapuu – muista nauttia kaikesta! Rakasta ennakkotunnetta, kun kävelet tapahtumapaikkaan. Älä unohda kelloa ja mukavia kenkiä! Suosittelemme aina, että tulostat ja toimitat kaikki tärkeät paperit tapahtumapaikalle. Et koskaan tiedä, milloin voi olla internet-ongelmia tai kuollut akku! Ei ole olemassa tekniikkaa, joka voi pysyä todellisen paperin palassa. (Niin kauan kuin tulostimesi toimii!)

Jälkipyykki

Tapahtuma on nyt ohi. Toivottavasti sinulla on ollut viikonloppu levätä ja nukkua ja olet nyt taas töissä! Vaikka aikakriisi on ohi, on tärkeää tehdä tapahtuman jälkeiset prosessit mahdollisimman pian. Alla oleva luettelo on pitkä, mutta tosiasiassa se, että se on pitkä, antaa sinulle mielenrauhan! Tämän luettelon käyttäminen takaa, että osaat hoitaa myös tapahtumaan liittyvän jälkipyykin.

Tapahtuman jälkeiset toiminnot ovat:

Kiitä puhujia ja sponsoreita.

Työskentele tuotantoyrityksen / videograafin kanssa tuotannon jälkeisissä muokkauksissa.

Maksa maksamatta jääneet laskut.

Kirjoita ja lähetä tapahtuman jälkeinen kysely/ palautelomake osallistujille ja sponsoreille

Päivitä tapahtuman verkkosivusto:

Vaihda tapahtuma ”menneeksi tapahtumaksi” ”tulevan tapahtuman” sijaan.

Lataa tapahtumakuvat.

Lisää kaikki puhujan esitykset ja videot.

Kokoa ja lähetä yhteenvetoja (tunnetaan myös sponsoriraportteina).

Yhdistä kirjanpitoasiakirjat – saitko voittoa?

Ja siinä se nyt on – lopullinen tapahtuman suunnittelun tarkistuslista. Onneksi olkoon, kävit tiivistetyn matkan tapahtumanjärjestämiseen.

Comments are closed.