Organisoi yksityistilaisuus ammattimaisesti

Helposti voisi kuvitella että yksityistilaisuuden järjestäminen on helppo homma. Kunnes on järjestämässä hieman isompia kinkereitä, tai sellaisia missä on ohjelmaa, saati sitten jos kyseessä on hääjuhla. Vaikka tarkoitus on aina hyvä kun itse haluaa ryhtyä juhlasuunnittelijaksi, niin melko suurella varmuudella törmää lukuisiin haasteisiin.

Organisoi yksityistilaisuus ammattimaisesti

Mikäli ei itse omaa vankkaa pohjaa tilaisuuksien järjestämisestä, voi olla hyvä idea turvautua ammattilaisten apuun. Pienenkin tilaisuuden järkkäilyissä on omat temppunsa, ja suuremmissa tilaisuuksissa tietenkin enemmän. Pohjimmainen tarkoitus on viedä tilaisuus sujuvasti läpi ilman kommervenkkejä, tuottaa vieraille elämys sekä pysyä aikataulussa. Todella tärkeä asia mikä usein juhlan järjestäjältä unohtuu on itse juhliminen, koska järjestelijän vastuu ja paineet onnistumisesta saa yleensä unohtamaan että juhliin pitäisi osallistuakin.

Ammattilaiset apuna

Juhlien budjettia suunnitellessa on aina hyvä miettiä tulisiko juhlien järjestäminen itse sittenkään edukkaammaksi kuin ammattilaisiin turvautuminen. Catering palvelujen toimittajat pystyvät tekemään räätälöidyn suunnitelman juhlien koosta riippumatta, ja sen mukaan mitä palveluja heiltä halutaan tilata. Mahdollisuus on pyytää kokonaisvaltainen paketti suunnittelusta ja koristelusta alkaen, tai ihan vaan tilata ruokatarjoilut paikan päälle ilman henkilökuntaa. Täytyy myös muistaa että vaikka juhlien järjestäminen on hauskaa ja saa innostumaan, niin itse juhlapäivänä tulisi voida rentoutua ja nauttia juhlista, etenkin jos on itse päivänsankari. Juhlien järjestäminen on parhaassakin tapauksessa aika stressaavaa, ja ennen kaikkea aikaa vievää. Mikä tahansa juhlan aihe onkin, kannattaa olla ajoissa liikenteessä. Joskus niinkin yksinkertaiset asiat kuin juuri se tietty viini tai ne tietyn väriset kukat saattavat ollakin vaikeita löytää pari päivää ennen juhlaa.  Saattaa kuulostaa hullulta, mutta tämä on todettu moneen otteeseen, että pienikin asia saattaa muuttaa suunnitelmia yllättävästi. Mikäli on ajatellut turvautuvansa Catering palveluun, siinäkin on syytä olla ajoissa. Palvelun tarjoajia on lukuisia, ja sen oikean löytäminen saattaa viedä hieman aikaa. Kannattaa tosin lähteä seulomaan palveluja lähiseudulta, jotta kustannus pysyy kurissa.

Varaa tila ajoissa

Juhlien suunnittelu on hyvä aloittaa juhlapaikan valinnasta, ilman vahvistettua paikkaa ei oikein voi siirtyä eteenpäin juhlien suunnittelussa. Mikäli juhla on tarkoitus järjestää jossain muualla kuin esimerkiksi kotona, kannattaa tutkia löytyykö seudulta jotain sopivaa vuokrattavaa tilaa. Esimerkiksi monilla yrityksillä ja järjestöillä on useita yksityisiä juhlatiloja tai saunatiloja joita he voivat vuokrata myös ulkopuolisille. Jos tässä kohtaa tulee seinä eteen, voi aina tiedustella catering palvelulta mikäli heillä on vapaita juhlatiloja, tai kontakteja joilta voi tiloja tiedustella. Halutun Catering yrityksen löytyminen ei vielä varmista juhlien onnistumista. Heidän pitää myös olla vapaana kyseisenä ajankohtana hoitamaan juhla. Kiireisinä ajankohtina, kuten kevään lopussa, erityisinä juhlapyhinä ja pikkujouluaikana voi olla aika paljon pyydetty mikäli haluaa juhlapalvelun parin kuukauden, saati sitten parin viikon, varoajalla.

Varaa tila ajoissa

Ei ole ollenkaan kiellettyä osallistua itse myös juhlien järjestelyyn vaikka ammattilaisiin turvautuukin, se on oikeastaan enemmänkin sääntö kuin poikkeus. Pitopalvelu haluaa joka tapauksessa tietää hyvinkin tarkkaan mikä on juhlan teema, väkimäärä, ajankohta, aikataulu ja paikka. Kaikki mahdollinen tieto järjestettävästä tapahtumasta on oleellista antaa eteenpäin ammattilaisille, jotta he saavat asiallisen kuvan juhlan teemasta ja voivat sen mukaan tehdä tarjouksen. Mikäli haluaa ammattilaisilta kokonaisvaltaisen juhlapaketin, tarjoukseen on kuuluttava kaikki pöytäliinoista ja kahvikupeista alkaen. Koristelun moni haluaa suunnitella ja toteuttaa itse, kukat ja värimaailma on tärkeä osa juhlien tunnelmaa. Tosin tämänkin voi jättää ammattilaisille. Mikäli cateringpalvelulta ei itseltään löydy somistajaa, voi tilata vaikka tasokkaasta kukkakaupasta somistupalvelun juhlapäivälle. Aina on syy juhlia. Skool!

Comments are closed.