Kuusi asiaa, jotka kannattaa muistaa tapahtumaa suunnitellessa

Olemme jo puhuneet kuinka tärkeää on tietää kohdeyleisönsä ja kohdistaa markkinointi heille, joten en mene niihin sen enempää tässä tekstissä. Sen sijaan listaan kuusi asiaa joihin kannattaa kiinnittää huomiota ja varautua tapahtumaa suunnitellessa. Nämä asiat auttavat varmistamaan, että tapahtuma sujuu mutkattomasti ja vähentää turhien virheiden sattumista.

Tapahtuman tarkoitus

Miksi järjestät tapahtuman? Olisit yllättynyt siitä, kuinka monet ihmiset ajattelevat, että tapahtuma on loistava idea, mutta kun painotetaan tapahtuman tarkoitusta tai sen yleistavoitetta, he eivät pysty selkeästi ilmaisemaan tavoitettaan. Haluat varmistaa, että tapahtuman järjestämisellä on olemassa selkeä tehtävä ja liiketoiminnallinen syy. Se voi olla vaikka uuden myymälän avajaiset, varainkeruutapahtuma hyväntekeväisyydelle, jolla on selkeä taloudellinen tavoite tai uuden tuotteen lanseeraus, jonka haluat jakaa asiakkaittesi kanssa. Jos tapahtumalla ei ole määriteltyä tavoitetta, se voi olla kallista vaivaa, ilman että se edistää yritystäsi millään lailla.

Yleinen logistiikka

Opaste-, parkkipaikka ja ruokalogistiikat saattavat tuntua pieniltä asioilta, mutta ne voivat laajentua suuriksi ongelmiksi, ellei niitä hoideta kunnolla. Liikennevirta ja pysäköinti kaikki liittyvät osallistujiesi turvallisuuteen ja selkeät opasteet auttavat varmistamaan, että kaikki tietävät mihin mennä. Aiotko tarjoilla ruokaa? Kuinka paljon? Millaista? Kuumaa? Kylmää? Alkupaloja vai koko ateria? Kaksi asiaa usein sanelee vastaukset näihin kysymyksiin – kutsuttujen ihmisten määrä ja budjetti. Pitopalveluruoka voi olla kallista henkilöä kohden ja viimeinen asia, jonka haluat tapahtuvan, on että ruoka loppuu kesken. Toisaalta pitopalvelulla on laitteet ja osaaminen elintarvikkeiden turvalliseen käsittelyyn ja tyydyttää väkijoukkojen tarpeet. Suunnittele aina enemmän ruokaa kuin kenties olisi tarve, mutta saattaa olla parempi mennä pienellä purtavalla, jos budjettisi on tiukka.

Yleinen logistiikka

Dokumentoi tapahtumasi

Tapahtumiesi historian dokumentointi on hyvä monista syistä. Tapahtumasi jakaminen verkkosivustollasi on erinomainen tapa näyttää työyhteisöä ja toinen puoli yrityksestäsi tai organisaatiostasi. Tämä edellyttää valokuvia, mutta ei välttämättä vaadi ammattihenkilön palkkaamista. Jos budjettisi sallii sen, hyvä. Jos ei, keskustele työntekijöidesi kanssa ja selvitä, onko tiimissäsi joku, joka harrastaa valokuvausta tai jolla on luonnollinen taipumus ottaa valokuvia. Kysy tältä henkilöltä, jos he olisivat valmiita ottamaan joitain kuvia tapahtuman aikana. Muista vain, jos aiot käyttää kuvia, joissa on tunnistettavissa olevia henkilöitä, tarvitset luvan valokuvien julkaisemiseen. Myös osallistujien lainausten saaminen on eräs hyvä tapa dokumentoida tapahtuman menestys. Näitä lainauksia voidaan käyttää uudelleen luvalla verkkosivustollasi ja tulevissa markkinointimateriaaleissa.

Ole valmis vaikeisiin kysymyksiin ja mediaan

Saatat saada kysymyksiä osallistujilta ja jopa tiedotusvälineiltä, jos he ilmestyvät tapahtumaasi. On parasta yrittää ennakoida, mitä jotkut näistä kysymyksistä voivat olla ja valmistautua vastauksiin etukäteen, jotta et jäädy. Älä ajattele vain sellaisista kivoja kysymyksiä, joita ihmiset haluavat tietää, vaan myös vaikeita kysymyksiä. Nämä sisältävät yleensä aiheita, kuten budjetteja ja rahoitusta, miksi tiettyjä ihmisiä on tai ei ole kutsuttu ja yrityksesi tai organisaation historiaan. Mikäli toimittajia ilmestyy tapahtumaan, mieti, millaisen jutun haluaisit tapahtumastasi nähdä sen jälkeen, ja vastaa kysymyksiin vastaavasti.

Ole valmis vaikeisiin kysymyksiin ja mediaan

Tapahtuman henkilökunta

Jokaisessa tapahtumassa täytyy olla asianmukainen henkilökunta paikalla, joten on välttämätöntä, että sinulla on henkilökuntaa käytettävissä tilaisuuteen. Suunnittele aikataulu niin, että se sopii kaikille ja varsinkin tiimisi jäsenten henkilökohtaiseen elämään, varsinkin, jos tapahtuma on työajan ulkopuolella. Pahinta on, jos työntekijäsi ovat onnettomia järjestäessään tapahtumaasi. Mikäli tarvitset lisähenkilökuntaa, löytyy maasta monia henkilökuntapalveluita joista voit löytää oikeat henkilöt joka tehtävään.

Lopputarkastus ja arviointi

Keskustele aina tiimisi kanssa tapahtuman jälkeen ja anna heidän arvioida miten heidän mielestään tapahtuma onnistui. Tämän jälkeen voit tehdä oman arvion heidän palautteen ja arviointien perusteella. Selvitä siis mikä toimi hyvin ja mikä huonommin, mitä asioita olisi pitänyt suunnitella paremmin, millaiset asiat yllätti ja niin edelleen, jotta voit parantaa seuraavissa järjestämissäsi tapahtumissa. Muista kiittää kaikkia tapahtumaasi osallistujia ja tiimiläisiä, varsinkin jos olet käyttänyt vapaaehtoistyövoimaa. On aina hyvä, jos pystyt antamaan pienen lahjan ainakin niille, jotka eivät saa palkkaa siitä, että auttavat sinua tapahtuman järjestämisessä.

Lopputarkastus ja arviointi


 

Comments are closed.