Erilaiset tapahtumapalvelut

Tapahtumia järjestetään monesta eri syystä ja niillä on usein selkeät, omat tavoitteet. Tapahtumia voidaan järjestää osana markkinointi- tai brändin kehittämissuunnitelmaa, se voi olla asiakastapahtuma tai esimerkiksi uuden tuotteen lanseeraus. Yritystapahtumia on moneen eri lähtöön ja niihin löytyy erilaisia tapahtumapalveluja.

Tapahtumapalveluja on monenlaisia ja niistä sopivan löytäminen saattaa olla haastavaa. Tapahtumapalveluja etsiessä kannattaa lähtökohtaisesti ajatella sitä, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa, ketkä ovat sen kohderyhmiä ja mitkä ovat tapahtuman avainsisällöt. On yllättävää, kuinka tärkeä merkitys tapahtuman sisällöllä järjestämisen kannalta on.

Tapahtuman sisältö määrittelee sen, missä ympäristössä tapahtuma kannattaa järjestää ja miten siitä kannattaa esimerkiksi tiedottaa. Sisältö usein määrittelee lisäksi myös sen, että keitä tapahtumaan kannattaa kutsua ja miten kokonaisuus rakentuu. Mikäli lähtökohtana on järjestää mielenkiintoinen tapahtuma tietylle kohderyhmälle, silloin kannattaa miettiä esimerkiksi tapahtumapaikkaa niin, että se sopii parhaiten kohderyhmälle.

Sopivan tapahtumapalvelun löytämisessä voi mennä kauan, varsinkaan, jos kokemusta tapahtumien järjestämisestä ei ole paljoa. Tarjoajia on markkinoilla paljon, mikä voi tuntua haastavalta, mutta toisaalta antaa asiakkaalle hyvän edun siinä, että samat palvelutarpeet voi kilpailuttaa usealla toimijalla.

Digitaaliset tapahtumapalvelut

Digitaalisuus ja teknologia on yhä vahvemmin esillä tapahtumissa nykyisin. Tästä syystä kannattaa aina tarkistaa oman tapahtuman sisältö ja rakenne, sekä selvittää, miten teknologia ja digitaaliset palvelut voisivat hyödyntää tapahtuman suunnittelua, sekä toteutusta. Digitaalisia palveluita on tarjolla useita.

Digitaalisissa palveluissa voidaan aloittaa suunnitteluvaiheesta, sillä tapahtuman suunnittelu etukäteen on todella tärkeätä. On monia tapoja suunnitella tapahtuma, kunhan sen suunnittelun vain tekee. Digitaaliset tapahtumapalvelut mahdollistavat tapahtuman suunnittelun niin, että voit käyttää erilaisia ohjelmia tai sovelluksia siihen, että projekti sujuu ja menee eteenpäin.

Projektiohjelmia on monia ja niitä voi rohkeasti hakea hakukoneella. Monet niistä ovat ilmaisia tai tarjoavat ainakin ilmaisen kokeilujakson, sekä tietysti maksullisiakin vaihtoehtoja löytyy. Projektiohjelmat auttavat tapahtumatuotannossa niin, että pysyt kärryillä tehtävistä, jotka pitää vielä tehdä ja näet jatkuvasti tilanteen, jossa projekti etenee. Tapahtumaa suunnitellaan hyvin samalla lailla, kuin mitä tahansa muutakin projektia.

Kun suunnitelmallinen osuus on tehty, voidaan siirtyä itse tapahtumaan ja sen toteutukseen. Esimerkiksi nykyisin monissa tapahtumissa on kokonaan oma puhelinsovellus, jossa pystyy näkemään koko ajan, mikä on tapahtuman aikataulu, kuka on esimerkiksi seuraava puhuja ja lisäksi joissain vastaavissa sovelluksissa voi keskustella muiden osallistujien kanssa.

Tällainen tapahtumasovellus on erinomainen tapa saada tapahtuman osallistujat mukaan tapahtumaan ja lisäksi käyttää sovellusta esimerkiksi tiedotuksessa tapahtuman aikana. Sitä kautta pystyy kommunikoimaan mahdolliset muutokset ja lisäksi tapahtuman osallistujat voivat löytää toisia tapahtumavieraita yhteisten kiinnostuksien perusteella.

Digitaalisia palveluja kannattaa miettiä myös back office-toimintoihin. Sen sijaan, että tapahtumatiimi ja vastuuhenkilöt käyttäisivät papereita, sekä kömpelöitä Excel-taulukkoja, kannattaa miettiä, millainen järjestelmä edesauttaisi sujuvaa työskentelyä niissä osissa, mitkä vieraille eivät välttämättä näy. Digitaalisia palveluja on tarjolla rekisteröinnistä automaattiseen nimikylttien tulostamiseen.

Vaihtoehtoja onkin runsaasti ja tapahtumaa suunnitellessa kannattaa ottaa erilaisista tapahtumapalveluista ilo irti. Tapahtumaa ei kannata järjestää pakon edestä tai siksi, että sen kuvittelee tuovansa helposti lisää myyntiä, vaan siihen kannattaa panostaa. Tapahtumapalveluita voi saada myös erilaisiin teknisiin ratkaisuihin, kuten esityksiin ja puheiden aikana tehtäviin äänestyksiin.

Lisäksi tapahtumapalveluita voi käyttää kokonaan siihen, ettei itse oikeastaan tee mitään, vaan antaa ammattilaisten hoitaa. Näissä tapauksissa usein puhutaan melko korkeasta budjetista, mutta mikäli et koe, että pärjäisit tapahtuman järjestäjänä, mutta se tuo yritykselle lisää arvoa, kannattaa tätä vaihtoehtoa harkita. Ammattilainen osaa ottaa huomioon niitä asioita etukäteen, jotka itse saatat huomata hieman liian myöhään.

Comments are closed.